Conditions générales d'utilisation

Les presentes Conditions Generales d'Utilisation (ci-apres « CGU ») definissent les modalites d'acces et d'utilisation de la plateforme NexOps, éditée par NexAi SAS (RC Casablanca n° 702869), accessible a l'adresse nexops.ma et via l'application web progressive (PWA).

L'utilisation de NexOps implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser la plateforme.

• Plateforme : l'application web NexOps accessible via navigateur ou PWA
• Client : l'entité (entreprise, établissement) qui souscrit a un abonnement NexOps
• Patron (Owner) : le représentant légal du Client, administrateur principal du compte
• Manager : utilisateur disposant de droits de gestion sur un ou plusieurs établissements
• Employé : utilisateur invite par un Patron ou Manager pour utiliser les fonctionnalités opérationnelles
• Utilisateur : toute personne accédant à la Plateforme, quel que soit son rôle
• Organisation : l'entité regroupant un ou plusieurs établissements au sein de NexOps
• Établissement : un site physique (restaurant, bar, commerce) rattache a une Organisation

3.1 Inscription

L'accès à NexOps se fait exclusivement sur invitation. Le Patron cree l'Organisation et invite les Managers et Employes via un code d'invitation (QR code ou lien). Aucune inscription publique n'est disponible.

3.2 Compte utilisateur

Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialite de ses identifiants de connexion (email et mot de passe). Tout acces a la Plateforme via ses identifiants est repute effectue par l'Utilisateur lui-meme. En cas de perte ou d'utilisation non autorisee de ses identifiants, l'Utilisateur doit en informer immediatement son employeur et NexOps.

3.3 Mot de passe

Le mot de passe doit contenir au minimum 12 caractères. L'Utilisateur est seul responsable du choix et de la sécurité de son mot de passe.

NexOps est une plateforme d'intelligence opérationnelle proposant notamment :

• Gestion des équipes et des rôles
• Pointage géolocalise et timesheet
• Planning et gestion des shifts
• Gestion des tâches et checklists
• Inventaire et gestion des stocks
• Clôture de caisse et scanner IA
• Feed d'équipe et messagerie
• Tableaux de bord et analytics
• Conformité HACCP
• Leaderboard et gamification

Les fonctionnalites disponibles dependent du plan d'abonnement souscrit par le Client (Solo, Team, Scale).

L'Utilisateur s'engage a :

• Fournir des informations exactes et à jour lors de l'inscription
• Utiliser la Plateforme conformément à sa destination professionnelle
• Ne pas tenter d'accéder aux données d'autres Organisations
• Ne pas utiliser la Plateforme à des fins illégales, frauduleuses ou contraires aux bonnes moeurs
• Ne pas tenter de contourner les mesures de securite (geofence, authentification)
• Respecter la confidentialité des données auxquelles il a accès dans le cadre de ses fonctions
• Ne pas publier de contenu injurieux, diffamatoire ou illégal dans le feed ou le chat d'équipe

6.1 Le Client est responsable de traitement

NexOps est un service logiciel que le Client utilise et dans lequel il saisit et génère les données relatives à ses salaries et à son exploitation. Au sens de la loi marocaine 09-08, le Client détermine seul les finalités et les moyens de ces traitements : il en est le responsable de traitement. NexAi SAS intervient exclusivement en qualité de sous-traitant, sur instruction documentée du Client.

En conséquence, le Client s'engage, préalablement à toute utilisation opérationnelle de la Plateforme, a :

• Accomplir en son nom propre les formalités CNDP applicables aux traitements qu'il met en oeuvre via NexOps : notamment la déclaration de gestion du personnel et, lorsqu'il active le pointage géolocalise, la demande d'autorisation préalable de géolocalisation des salaries. NexAi met à la disposition du Client la description technique des traitements nécessaire à la constitution de ces dossiers, sans se substituer a lui.
• Informer ses employés de l'utilisation de NexOps et du pointage géolocalise, conformément au droit du travail applicable (note d'information, consultation des représentants du personnel le cas échéant).
• Définir la base légale de chaque traitement et recueillir, le cas échéant, les consentements requis ; notamment les consentements parentaux pour les Utilisateurs mineurs (apprentis, stagiaires).
• Répondre aux demandes d'exercice de droits (accès, rectification, opposition, suppression) émanant de ses salaries, NexAi lui apportant l'assistance technique nécessaire.
• Ne pas utiliser les données de performance, de géolocalisation ou d'analyse IA à des fins discriminatoires, ni pour fonder une décision RH automatisée sans intervention humaine.
• Ne saisir dans la Plateforme que des données pertinentes et non excessives au regard des finalités poursuivies, à l'exclusion de toute donnée sensible au sens de la loi 09-08.
• Notifier à la CNDP, le cas échéant, toute violation de données portée à sa connaissance par NexAi.

Le Client garantit NexAi contre toute réclamation, sanction ou action résultant du non-respect de ces obligations, notamment de l'absence des formalités CNDP lui incombant.

6.2 Engagements de NexAi en qualité de sous-traitant

NexAi s'engage, pour les données traitées pour le compte du Client, a :

• Ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, dans le seul but de fournir le Service, a l'exclusion de toute autre finalite ; en particulier, ne pas les revendre ni les utiliser pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
• Garantir la confidentialité des données et n'y donner accès qu'aux personnels habilites et tenus à une obligation de confidentialité.
• Mettre en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement en transit et au repos, isolation des données par organisation, journal d'audit, sauvegardes) décrites dans la Politique de confidentialité.
• N'engager de sous-traitant ultérieur (hébergeur, service d'intelligence artificielle) que sous des obligations au moins équivalentes, en informer le Client et lui permettre de s'y opposer pour motif légitime.
• Assister le Client dans le traitement des demandes d'exercice de droits et lui transmettre sans délai toute demande reçue directement d'une personne concernée.
• Notifier au Client toute violation de données dans les meilleurs délais et au plus tard sous 72 heures après en avoir pris connaissance.
• A la fin du contrat, restituer les données au Client dans un format exploitable puis les supprimer, sous réserve des durées légales de conservation.
• Mettre a disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

6.3 Traitements propres à NexAi

NexAi demeure responsable de traitement pour ses propres traitements : gestion de ses prospects et clients, contrats, abonnement, facturation, support et sécurité de la Plateforme. Ces traitements sont déclarés auprès de la CNDP au titre de la gestion des clients (deliberation n° 32-2015). Cette declaration ne couvre pas les traitements vises au 6.1.

6.4 Autres obligations du Client

• Payer les frais d'abonnement dans les délais convenus.
• Veiller à l'exactitude des données saisies et à la révocation des accès des Utilisateurs quittant l'organisation.

Le pointage géolocalisé est une fonctionnalité optionnelle activée par le Client. Lorsqu'elle est activée :

• L'Employé est informe de la collecte de sa position GPS au moment du pointage
• La position n'est collectée qu'au moment précis de l'action de pointage, jamais en continu
• L'Employé peut refuser l'accès GPS via les paramètres de son navigateur - le pointage par WiFi ou le pointage manuel par le Manager constituent des alternatives

Formalité préalable à la charge du Client : la géolocalisation des salaries est un traitement soumis a autorisation préalable de la CNDP. Le Client, responsable de traitement (article 6.1), s'engage a obtenir cette autorisation avant d'activer le pointage geolocalise et a en conserver la preuve. NexAi fournit sur demande la description technique du traitement (donnees collectees, frequence, duree de conservation, destinataires) necessaire a la constitution du dossier, mais ne depose pas la demande a la place du Client. L'activation de la fonctionnalite sans autorisation engage la seule responsabilite du Client.

La Plateforme NexOps, incluant son code source, son design, ses bases de données, sa documentation et ses contenus, est la propriété exclusive de NexAI.

Le Client conserve la propriete de toutes les donnees qu'il saisit dans la Plateforme (donnees employes, stocks, ventes, etc.). NexAI n'acquiert aucun droit sur ces donnees.

NexAI s'efforce de maintenir la Plateforme accessible 24h/24 et 7j/7. Toutefois, l'accès peut être temporairement interrompu pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou en cas de force majeure.

En cas d'interruption planifiee, les Utilisateurs seront informes dans la mesure du possible. NexAI ne garantit pas un taux de disponibilite minimum sauf stipulation contraire dans un contrat specifique (SLA Scale).

NexOps propose plusieurs plans d'abonnement (Solo, Team, Scale). Les tarifs sont indiques sur la page Tarifs et peuvent être modifies avec un préavis de 30 jours.

• L'abonnement est facture mensuellement ou annuellement selon le choix du Client
• Le paiement est du à la date d'échéance indiquée sur la facture
• En cas de non-paiement après relance, l'accès à la Plateforme pourra être suspendu
• Le Client peut résilier son abonnement à tout moment avec effet à la fin de la période de facturation en cours

Le Patron peut demander la suppression de son Organisation et de toutes les données associées en contactant support@nexai.ma. La suppression sera effective dans un delai de 30 jours, sous reserve des obligations legales de conservation (donnees de pointage : 5 ans, HACCP : 5 ans).

Un Employé dont le compte est suspendu perd immédiatement l'accès à la Plateforme. Il peut demander l'exercice de ses droits sur ses données personnelles conformément à notre Politique de confidentialité.

NexAI fournit la Plateforme « en l'état ». Dans les limites autorisées par la loi :

• NexAI ne garantit pas que la Plateforme sera exempte d'erreurs ou d'interruptions
• NexAI ne saurait être tenue responsable des pertes de données résultant d'un accès non autorise au compte de l'Utilisateur
• La responsabilité de NexAI est limitée au montant des sommes versées par le Client au cours des 12 derniers mois
• NexAI n'est pas responsable de l'utilisation que fait le Client des données de ses employés, ni du respect par le Client des formalités CNDP et obligations lui incombant en qualité de responsable de traitement (article 6.1)

Le traitement des données personnelles, la répartition des rôles entre responsable de traitement et sous-traitant et les droits des personnes concernées sont décrits dans notre Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU et vaut, avec l'article 6, accord de sous-traitance au sens de la loi 09-08.

Les présentes CGU sont régies par le droit marocain. A défaut de résolution amiable dans un délai de 30 jours, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Casablanca, Maroc.

NexAI se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications seront notifiées aux Utilisateurs via l'application. L'utilisation continue de la Plateforme après notification vaut acceptation des nouvelles CGU.

Pour toute question relative aux présentes CGU :

• Email : contact@nexai.ma
• Courrier : NexAi SAS - 11, rue El Wahda, Résidence Imam Ali, Appt n°2, Casablanca, Maroc